[GB 인사이트] 계약관리 시스템은 무엇을 관리해야 할까?

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경영지원 총무는 임대차, 렌탈, 보험, 유지보수, SaaS 등 다양한 계약을 관리합니다.

그런데 계약관리대장을 보면 가장 많이 관리하는 항목은 대부분 계약 종료일입니다.

문제는 종료일만 보고 관리하면 이미 늦을 수 있다는 점입니다.

계약관리에서 중요한 것은 계약이 끝나는 날짜가 아니라 회사가 의사결정을 해야 하는 날짜입니다.

1. 계약 종료일과 의사결정일은 다릅니다

계약 종료일이 12월 31일이라고 해도 12월에 검토하면 늦을 수 있습니다.

예컨대 계약 종료 60일 전까지 해지 의사를 통보하지 않으면 자동 연장되는 계약이라면

실제 의사결정 기한은 12월 31일이 아니라 11월 초입니다. 그래서 계약관리 시스템에는

계약 종료일뿐 아니라 자동갱신 여부, 해지 통보기한, 갱신 검토일 까지 함께 관리되어야 합니다.

2. 모든 계약을 30일 전에 확인하면 부족합니다

정수기 렌탈과 본사 임대차를 같은 기준으로 관리할 수는 없습니다.

단순 렌탈은 30일 전 검토로 충분할 수 있지만 임대차, 시설관리, 차량, 주요 SaaS는

업체 변경이나 조건 협상에 더 많은 시간이 필요할 수 있습니다.

따라서 계약관리 시스템도 모든 계약에 같은 알림을 보내기보다

계약의 중요도와 변경에 필요한 기간에 따라 검토 시점을 다르게 설정할 수 있어야 합니다.

3. 90일, 60일, 30일에는 판단해야 할 내용도 다릅니다

중요한 계약이라면 시점별로 확인할 내용을 나눠두는 것이 좋습니다.

90일 전에는 유지 여부를 판단합니다.

실제로 필요한 계약인지, 사용하지 않는 서비스는 없는지,

다른 업체와 비교가 필요한지 확인합니다.

60일 전에는 조건을 다시 봅니다.

가격, 서비스 수준, 업체 대응, 결제조건 등을 검토하고 재협상 여부를 판단합니다.

30일 전에는 실행 단계로 넘어갑니다.

갱신, 종료, 업체 변경 가운데 이미 방향이 정해져 있어야 합니다.

30일 전은 고민을 시작하는 시점보다 결정한 내용을 실행하는 시점에 가깝습니다.

4. 자동갱신과 해지 통보기한은 반드시 따로 관리해야 합니다

계약관리에서 가장 놓치기 쉬운 것이 자동갱신 조항입니다.

계약 종료일만 등록해두고 30일 전에 알림을 받아도

해지 통보기한이 60일 전이었다면 이미 종료할 수 있는 시점을 놓친 상태일 수 있습니다.

따라서 계약관리 시스템에는 계약기간, 계약금액, 담당부서, 자동갱신 여부, 해지 통보기한, 갱신 검토일

같은 정보가 각각 관리되어야 합니다.

계약서 파일만 저장하는 것만으로는 계약관리를 제대로 하기 어렵습니다.

5. 계약은 담당자 개인 캘린더가 아니라 회사 데이터로 관리해야 합니다

실무에서는 계약 종료일을 담당자 개인 캘린더에 등록하는 경우도 많습니다.

하지만 담당자가 휴직하거나 퇴사하면 중요한 계약 정보도 함께 끊길 수 있습니다.

계약정보는 담당자의 기억이 아니라 회사의 데이터로 남아야 합니다.

담당자가 바뀌더라도 계약기간, 거래처, 계약금액, 갱신 여부, 해지 통보기한, 변경 이력을

같은 기준으로 확인할 수 있어야 합니다.

이 때문에 계약관리 시스템은 업무 편의뿐 아니라 인수인계와 내부통제를 위한 기준이 됩니다.

6. 계약관리 시스템은 여기까지 관리해야 합니다

계약관리 시스템을 검토할 때 만료 알림 기능만 보는 것은 부족합니다.

계약서 주요 정보, 자동갱신 여부, 해지 통보기한, 갱신 검토일, 담당부서, 변경 이력까지

함께 관리할 수 있어야 합니다.

또한, 계약 검토 이후 전자결재와 전자인장까지 실제 계약 업무에 필요한 기능이

이어지는지도 확인할 필요가 있습니다.

GB 그레이트비 계약관리는 계약서의 주요 정보를 AI가 자동으로 추출하고

D-90, D-30, D-7 기준으로 계약 만기 시점을 관리할 수 있도록 설계되어 있습니다.

계약서 등록 이후에도 갱신과 종료 시점을 놓치지 않도록 계약 정보를 지속적으로 관리할 수 있습니다.

7. 결론

좋은 계약관리는 계약 종료일을 놓치지 않는 것에서 끝나지 않습니다.

회사가 선택권을 잃기 전에 갱신, 재협상, 종료를 결정할 수 있어야 합니다.

따라서 계약관리 시스템에서 중요한 것은 단순한 만료 알림이 아니라

언제 무엇을 판단해야 하는지 미리 관리할 수 있는가입니다.

계약 만료 30일 전에 처음 확인하는 방식보다 계약의 중요도에 따라 미리 검토하고

판단할 수 있는 기준을 만들어두는 것이 중요합니다.