[GB 인사이트] 구매내역이 없는 회사, 자산관리는 뭐부터 해야 할까?

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자산관리는 보통 구매내역이나 회계 장부를 기준으로 시작합니다.

하지만 오래된 기업이나 자산관리 체계가 없었던 회사는

구매자료가 없거나, 부서별로 자료가 흩어져 있고,

일부 자산은 언제 얼마에 구매했는지조차 모르는 경우가 있습니다.

그렇다면 과거 자료를 모두 복원해야 자산관리를 시작할 수 있을까요?

반드시 그렇지는 않습니다. 구매내역이 없다면 지금 회사에 있는 실물자산부터 확인하면 됩니다.

중요한 것은 과거를 완벽하게 복원하는 것이 아니라 현재 상태를 기준으로

앞으로 관리할 수 있는 구조를 만드는 방법을 살펴봅니다.

1. 구매내역이 없다면 실물자산부터 확인합니다

가장 먼저 해야 할 일은 현재 회사가 무엇을 보유하고 있는지 확인하는 것입니다.

노트북, 데스크톱, 모니터, 복합기, 사무가구 등 관리할 자산의 범위를 정한 뒤 실제 현황을 조사합니다.

이때 수량만 확인하면 부족합니다. 자산명, 모델명, 제조번호, 사용자, 위치, 상태처럼

앞으로 자산을 식별하고 추적할 정보까지 함께 확인해야 합니다.

구매내역이 없는 기업의 자산관리는 과거 기록보다 현재 실물에서 시작하는 것이 현실적입니다.

2. 실물과 기존 자료를 대조합니다

실물조사 후에는 회사에 남아 있는 자료와 비교합니다.

회계 장부, ERP, 기존 자산관리대장, 구매 품의서, 세금계산서, 거래명세서 등을 활용할 수 있습니다.

이 과정에서 주로 확인되는 것은 실물은 있지만 자료가 없는 자산, 자료에는 있지만 실물이 없는 자산,

사용자나 위치정보가 다른 자산입니다. 중요한 것은 어느 한 자료를 무조건 정답으로 보지 않는 것입니다.

실물과 기록의 차이를 확인하고, 왜 차이가 발생했는지를 찾아야 합니다.

3. 구매일자와 취득금액을 몰라도 등록할 수 있습니다

실제로 사용 중인 자산인데 구매일자나 취득금액을 확인할 수 없는 경우도 있습니다.

그렇다고 관리대상에서 제외할 필요는 없습니다.

확인 가능한 정보부터 등록하고 확인되지 않은 항목은 미확인 상태로 관리하면 됩니다.

특히 취득금액은 임의로 입력하기보다 추후 증빙 확인이 필요한 항목으로 구분하는 것이 좋습니다.

여기서 중요한 것은 실물 자산관리와 회계상 취득원가 확정은 서로 다른 업무라는 점입니다.

실물관리는 먼저 시작하고, 회계정보는 관련 부서와 협의해 단계적으로 보완할 수 있습니다.

4. 자산번호와 QR로 관리 기준을 만듭니다

기준정보가 정리됐다면 각 자산을 구분할 수 있는 고유번호를 부여합니다.

기존 자산번호가 있다면 최대한 연결하고, 새로 만든다면 회사 전체에서 동일하게 사용할 수 있는

번호체계를 정하는 것이 좋습니다. 필요한 자산에는 QR 라벨을 활용할 수도 있습니다.

QR을 통해 자산번호, 사용자, 위치, 상태정보를 연결하면 이후 자산 이동이나

재물조사 때 동일한 자산을 쉽게 확인할 수 있습니다. 다만 중요한 것은 QR 자체가 아닙니다.

QR은 자산을 식별하는 도구이고, 자산관리는 이후 발생하는 변화를 관리하는 과정입니다.

5. 최초 등록보다 이후 운영이 더 중요합니다

한 번 자산관리대장을 만들었다고 끝나는 것은 아닙니다.

신규 구매 이후 자산이 등록되고, 직원에게 지급되고, 이동하거나 반납되고,

재물조사 후 재배정되거나 매각과 폐기로 이어집니다.

이 흐름이 계속 기록되어야 다음 재물조사 때 처음부터 다시 조사하지 않아도 됩니다.

특히 퇴사자 반납자산이나 유휴자산이 제대로 관리되면 불필요한 신규 구매를 줄이는 데에도 도움이 됩니다.

결국 자산관리 시스템의 가치는 최초에 얼마나 많은 정보를 넣었느냐보다

등록 이후의 변화를 얼마나 정확하게 관리하느냐에 있습니다.

6. 내부에서 시작하기 어렵다면 실물조사부터 지원받을 수 있습니다

구매내역이 거의 없고 자산도 많다면 첫 자산조사 자체가 큰 업무가 될 수 있습니다.

특히 여러 사업장에 수백 개, 수천 개의 자산이 있다면 총무 담당자가 기존 업무와 병행해 직접 진행하기 어렵습니다.

GB 그레이트비의 자산(재물)조사 전문팀 CLUE는 경영지원 총무 실무자 출신으로 구성된 재물조사 전문가 집단입니다.

기존 자료 검토, 실물 확인, 사용자와 위치 점검, 미확인자산과 유휴자산 분류, 조사 결과 정리까지 지원합니다.

이후 확인된 데이터를 GB 그레이트비 자산관리 시스템으로 연결하면 사용자 변경, 위치 이동, 반납, 재물조사 등

지속적인 자산관리 체계로 이어갈 수 있습니다.

재물조사의 목적은 자산을 한 번 세는 것이 아니라 앞으로 관리할 기준을 만드는 것입니다.

7. 결론

구매내역이 없다고 자산관리를 시작하지 못하는 것은 아닙니다.

처음부터 과거 자료를 완벽하게 복원하려 하기보다

실물 확인 → 기존 자료 대조 → 미확인 정보 구분 → 자산번호 부여 → 관리체계 구축

순서로 시작하는 것이 현실적입니다.

확인되지 않은 구매일자나 취득금액은 임의로 채우지 않고 추후 보완하면 됩니다.

결국 중요한 것은 과거 기록을 완벽하게 만드는 것이 아니라

지금 회사에 무엇이 있는지 확인하고, 앞으로 그 자산이 어떻게 움직이는지 관리할 수 있는 구조를 만드는 것입니다.