[GB 인사이트] KPI 뜻과 예시, 경영지원 총무팀 KPI는 어떻게 설정할까?

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KPI란 Key Performance Indicator의 약자로 핵심성과지표를 의미합니다.

기업이나 조직의 목표가 제대로 달성되고 있는지를 측정하는 기준입니다.

영업팀은 매출, 계약 건수, 수주율처럼 비교적 명확한 KPI를 만들 수 있고,

마케팅팀 역시 방문자, 유입, 전환율 등 다양한 성과지표를 활용할 수 있습니다.

그렇다면 경영지원 총무팀 KPI는 무엇으로 설정해야 할까요?

총무 업무는 자산관리, 구매관리, 계약관리, 시설관리, 비품관리,

사무실 운영 등 여러 업무가 동시에 연결되어 있어 평가 기준이 복잡합니다.

특히 경영지원 총무는 문제가 발생하지 않았을 때 오히려

업무가 잘 운영되고 있는 경우가 많다는 특징도 있습니다.

계약이 만료되기 전에 갱신되고, 필요한 물품이 적기에 공급되며,

퇴사자의 자산이 빠짐없이 회수되는 것이 대표적인 예입니다.

따라서 총무팀 KPI를 설정할 때는 몇 건을 처리했는지보다

회사를 얼마나 안정적이고 효율적으로 운영했는지를 봐야 합니다.

1. KPI 뜻보다 중요한 것은 무엇을 성과로 볼 것인가입니다

KPI를 설정할 때 가장 흔한 실수는 측정하기 쉬운 숫자부터 선택하는 것입니다.

한 달 동안 구매 요청 200건을 처리했고, 계약서 50건을 등록했으며,

자산관리 시스템에 자산 1,000개를 등록했다고 가정해 보겠습니다.

분명 업무 실적은 맞습니다.

하지만 구매 처리기간이 지나치게 길거나, 중요한 계약의 갱신을 놓쳤거나,

등록된 자산의 사용자와 실제 사용자가 다르다면 좋은 성과라고 보기 어렵습니다.

따라서 총무팀 성과평가에서는 단순한 처리 건수보다 처리시간, 정확도, 비용, 업무 누락,

운영 리스크 등을 함께 봐야 합니다. 좋은 KPI 설정 방법은 측정하기 쉬운 것을 고르는 것이 아니라

우리 회사가 실제로 잘 운영되고 있는지를 보여주는 지표를 찾는 것입니다.

2. 자산관리 KPI는 등록 건수보다 정확도를 봐야 합니다

자산관리 KPI를 만들 때 자산 등록 건수나 재물조사 완료 건수를 성과지표로 사용하는 기업이 있습니다.

하지만 기업 자산관리에서 더 중요한 것은 실제 자산과 자산관리 시스템의 데이터가 얼마나 정확하게

일치하는가입니다. 누가 사용하고 있는지, 어느 사업장에 있는지, 퇴사자 자산은 회수됐는지,

유휴자산이나 분실자산은 없는지 바로 확인할 수 있어야 합니다.

따라서 자산관리 KPI 예시로는 자산실사 정확도, 재물조사 일치율, 퇴사자 자산 회수율,

유휴자산 재배정률 등을 활용할 수 있습니다. 예를 들어 자산실사 정확도 98% 이상,

퇴사자 자산 회수율 100%처럼 회사의 실제 운영 기준에 맞는 목표를 설정하는 방식입니다.

자산관리 프로그램을 사용하는 이유도 단순히 자산을 많이 등록하기 위해서가 아니라

이러한 자산관리 KPI를 실제 데이터로 확인하기 위해서입니다.

3. 구매관리와 계약관리 KPI는 속도와 안정성을 함께 봐야 합니다

구매관리 KPI를 단순히 구매금액 절감률로만 설정하는 것도 주의해야 합니다.

가격을 낮췄지만 납기가 늦어 현업 업무가 중단된다면

기업 전체 관점에서는 좋은 구매라고 보기 어렵습니다.

따라서 구매관리에서는 구매 요청부터 발주까지 걸리는 시간,

납기 준수율, 예산 준수율, 반복 구매 처리시간 등을 함께 볼 수 있습니다.

계약관리 KPI도 계약서를 몇 건 등록했는지만 측정해서는 부족합니다.

계약 만료일을 놓치지 않았는지, 자동갱신이나 해지 통보기한을 관리했는지,

중요 계약이 정상적으로 갱신됐는지를 확인하는 것이 더 중요합니다.

계약관리 KPI 예시로는 계약 만료 사전 검토율, 갱신 누락 건수,

계약정보 등록 정확도 등을 활용할 수 있습니다.

결국 구매관리와 계약관리 KPI는 얼마나 많이 처리했는지가 아니라

기업 운영에 문제가 생기지 않도록 얼마나 안정적으로 관리했는지를 보여줘야 합니다.

4. 총무 업무 KPI에는 문제를 예방한 성과도 들어가야 합니다

경영지원 총무 업무에는 다른 조직과 조금 다른 특징이 있습니다.

문제가 발생하면 업무가 눈에 보이지만, 문제를 예방하면

겉으로는 아무 일도 일어나지 않은 것처럼 보인다는 점입니다.

계약 갱신을 놓치지 않았고, 퇴사자의 자산을 모두 회수했으며,

사무실 운영비가 예산을 초과하지 않았다면 특별한 사건은 없습니다.

필요한 비품이 떨어지지 않았고, 시설 장애가 업무 중단으로 이어지지 않았으며,

재물조사에서도 큰 차이가 발생하지 않았다면 역시 눈에 띄는 문제가 없습니다.

하지만 이것이 바로 경영지원 총무의 중요한 성과입니다.

따라서 총무 업무 평가지표에는 요청 처리시간뿐 아니라 업무 누락률,

예산 준수율, 계약 갱신 누락, 자산 회수율 등을 함께 넣는 것이 좋습니다.

총무팀 KPI는 얼마나 많은 문제를 해결했는지를 측정하는 숫자가 아니라

얼마나 많은 문제를 발생하기 전에 통제했는지를 보여줘야 합니다.

5. 업무자동화 KPI는 AI를 몇 개 도입했는지가 아닙니다

최근 경영지원 업무에도 AI와 업무자동화가 빠르게 확대되고 있습니다.

하지만 AI 도입 자체를 KPI로 설정하는 것은 의미가 크지 않습니다.

AI 기능 5개를 도입했다거나 업무자동화 시스템을 구축했다는 사실보다

실제 총무 업무가 얼마나 달라졌는지를 측정해야 합니다.

계약정보 입력시간이 얼마나 줄었는지, 반복 문서 작성시간이 감소했는지,

담당자가 직접 확인하던 업무가 자동화됐는지를 보는 것입니다.

업무자동화 KPI 예시로는 반복 업무시간 감소율, 자동화 처리율,

수작업 업무 감소 건수, 업무 처리시간 단축률 등을 활용할 수 있습니다.

GB 그레이트비 역시 AI 워크플로와 자산관리, 계약관리, 구매관리 등을

단순한 기능 도입이 아니라 실제 업무 프로세스 개선 관점에서 접근합니다.

좋은 업무자동화는 사람이 하던 일을 시스템으로 옮기는 것에서 끝나지 않습니다.

업무 과정에서 데이터가 자동으로 쌓이고, 그 데이터가 다시

경영지원 KPI와 성과평가에 활용될 수 있어야 합니다.

6. 결론

총무팀 KPI와 경영지원 KPI는 단순한 업무 처리량보다 회사가 얼마나 안정적으로 운영되는지를

보여줘야 합니다. 자산관리 KPI, 구매관리 KPI, 계약관리 KPI 역시 정확성, 처리시간, 비용, 리스크 통제를

함께 보는 방식으로 설정하는 것이 좋습니다. 업무자동화도 도입 여부보다 실제 업무시간과 반복 업무가

얼마나 줄었는지를 측정하는 것이 중요합니다. 좋은 총무팀 KPI는 평가를 위한 숫자가 아니라

경영지원 업무의 효율과 운영 수준을 보여주는 기준입니다.