[GB 인사이트] 경영지원 총무 예산, 올해 집행내역만 보고 수립하면 누락되는 항목이 생깁니다

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내년도 경영지원 총무 예산을 작성할 때 가장 먼저 보는 자료는 보통 올해 예산과 실제 집행내역입니다.

올해 사무용품비가 2,000만 원이었다면 내년에도 비슷하게 편성하고,

임차료나 관리비도 현재 계약금액을 기준으로 계산합니다. 문제는 올해 발생하지 않은 비용입니다.

내년 신규 채용, 계약 갱신, 노후장비 교체, 시설 보수처럼 올해 실적에는 없지만

내년에 새롭게 발생할 비용은 놓치기 쉽습니다. 그래서 예산을 편성할 때는 올해 얼마를 썼는지보다

내년에 무엇이 달라지는지 먼저 확인해야 합니다.

1. 신규 채용 계획부터 확인해야 합니다

내년에 인원이 늘어난다면 경영지원 총무 비용도 함께 증가합니다.

예컨대 신규 직원 30명을 채용한다면 노트북과 모니터뿐 아니라 사무가구, 좌석, 출입카드, 소모품 등

추가 비용이 발생합니다. 따라서 내년도 예산을 확정하기 전에 인사팀의 채용계획과 조직 확대 여부를

확인하는 것이 좋습니다. 인원 증가를 늦게 확인하면 예산 확정 후 추가 예산을 요청해야 할 수 있습니다.

2. 계약 갱신 비용은 올해 금액 그대로 잡으면 안 됩니다

임대차, 시설관리, 미화, 보안, 렌탈, SaaS 구독료 등 반복 계약도 내년에 같은 금액이 유지된다는

보장은 없습니다. 계약 갱신 과정에서 가격이 인상되거나 서비스 범위가 변경될 수 있기 때문입니다.

특히 연말과 연초에 갱신되는 계약은 현재 계약금액과 예상 변경분을 함께 확인해야 합니다.

경영지원 총무 예산과 계약관리는 따로 보는 업무가 아닙니다.

계약 갱신 예정 목록을 예산안과 함께 확인하는 것이 좋습니다.

3. 내년에 교체해야 할 자산을 확인해야 합니다

올해 장비 구매가 없었다고 내년에도 비용이 없는 것은 아닙니다.

노후 노트북과 모니터, 사무가구, 냉난방 설비 등 교체 시점이 다가오는 자산이 있을 수 있습니다.

자산관리대장과 사용연수, 현재 상태를 확인해 내년에 교체 가능성이 높은 항목을

미리 구분해두는 것이 좋습니다. 특히 수량이 많은 IT자산은 교체 시기가 한 번에 몰리면

예산 부담도 커질 수 있습니다.

4. 올해 미뤄진 업무도 다시 확인해야 합니다

올해 계획했지만 예산이나 일정 문제로 처리하지 못한 업무도 확인해야 합니다.

시설 보수, 장비 교체, 사무환경 개선처럼 미뤄진 업무는 사라진 것이 아니라

내년 비용으로 넘어갑니다. 따라서 올해 미집행 항목 가운데 내년에 반드시 처리해야 하는 업무가

무엇인지 별도로 구분하는 것이 좋습니다. 올해 집행내역만 보면 이런 비용은 쉽게 빠질 수 있습니다.

5. 경영지원 총무팀 밖의 계획도 봐야 합니다

경영지원 총무 예산은 총무팀 내부 계획만으로 결정되지 않습니다.

인사팀의 채용계획, IT 담당자의 장비 교체계획, 사업부서의 인원 증가, 사무공간 확대나

이전 계획도 예산에 영향을 줍니다. 모든 부서의 세부 계획까지 확인할 필요는 없습니다.

다만, 경영지원 총무 비용에 직접 영향을 주는 변화는 예산 확정 전에 공유받는 것이 좋습니다.

6. 내년도 예산은 세 가지로 나누면 빠지는 항목을 찾기 쉽습니다

예산안을 검토할 때는 비용을 세 가지로 나눠보면 좋습니다.

첫 번째는 올해와 비슷하게 반복되는 비용입니다.

• 임차료, 관리비, 렌탈료, 정기 용역비 등이 해당됩니다.

두 번째는 내년에 새롭게 발생하는 비용입니다.

• 신규 채용, 좌석 증설, 신규 사업장, 새로운 서비스 도입 등이 있습니다.

세 번째는 교체하거나 조건이 변경되는 비용입니다.

• 노후장비 교체, 시설 보수, 계약 갱신 등이 해당됩니다.

이렇게 구분하면 단순히 올해 예산에 일정 비율을 더하는 방식보다

각 비용이 왜 필요한지 근거를 가지고 설명하기 쉬워집니다.

7. 결론

경영지원 총무 예산을 작성할 때 올해 집행내역은 중요한 기준입니다.

허나 그것만 보면 내년에 새롭게 발생하는 비용을 놓칠 수 있습니다.

신규 채용, 계약 갱신, 자산 교체, 미처리 업무처럼 올해는 없었지만

내년에 달라지는 항목을 별도로 확인해야 합니다.

결국 내년도 예산의 핵심은 올해 얼마를 썼는지를 복사하는 것이 아니라

내년에 무엇이 달라지고, 그 변화에 얼마가 필요한지를 미리 판단하는 것입니다.