[GB 인사이트] 재물조사와 자산실사, 자산관리 프로그램으로 실물과 장부를 맞추는 방법

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기업에서 재물조사나 자산실사를 진행하면 가장 먼저 확인하는 것은 자산관리대장에 등록된 자산이

실제로 존재하는지입니다. 장부에 노트북 100대가 있고 실제로 100대가 확인되면 재물조사가

정상적으로 끝난 것처럼 보일 수 있습니다. 하지만 자산 수량이 맞는다고 자산관리가 정확한 것은 아닙니다.

실물은 있지만 사용자가 다를 수 있고, 본사에 있다고 등록된 PC가 다른 사업장으로 이동했을 수도 있으며,

사용 중으로 표시된 노트북이 실제로는 창고에 보관된 유휴자산일 수도 있습니다.

이미 매각하거나 폐기한 자산이 고정자산관리대장이나 ERP에 남아 있을 수도 있고,

반대로 실제 사용하고 있는 비품이나 IT자산이 자산대장에 등록되지 않은 경우도 있습니다.

따라서 재물조사의 핵심은 자산 개수를 세는 것이 아니라 실물, 사용자, 위치, 자산 상태, 자산관리대장,

고정자산 정보, 감가상각 정보, 회계 장부가 실제 기업 운영 현황과 일치하는지 확인하는 것입니다.

재물조사는 단순한 재고조사가 아니라 기업 자산관리 데이터 전체의 정확성을 검증하는 과정이어야 합니다.

1. 재물조사와 자산실사는 실물과 자산관리대장을 맞추는 것부터 시작합니다

재물조사 방법의 가장 기본은 자산관리대장과 실제 실물자산을 대조하는 것입니다.

기업에서는 자산번호, 시리얼번호, QR코드, 바코드 등을 기준으로 자산을 확인합니다.

재물조사를 진행하면 일반적으로 장부에도 있고 실물도 있는 자산, 장부에는 있지만

실물을 찾을 수 없는 자산, 실물은 있지만 장부에는 없는 자산으로 구분할 수 있습니다.

첫 번째는 정상적인 상태입니다. 문제는 나머지 두 가지입니다.

장부에는 있지만 실물이 없다면 자산 이동이 누락됐는지, 다른 직원에게 대여됐는지,

사용자가 변경됐는지, 다른 사업장으로 이동했는지, 실제로 분실된 것인지 확인해야 합니다.

반대로 실물은 있지만 장부에는 없다면 구매 이후 자산 등록이 누락됐는지, 비품이나 IT장비가

자산관리 대상에서 빠졌는지, 부서별 관리대장만 존재하고 전사 자산관리 시스템에는 반영되지 않았는지

확인해야 합니다. 따라서 자산실사의 목적은 단순히 있다, 없다를 체크하는 것이 아닙니다.

실물과 자산대장 사이에 발생한 차이를 찾아내고 그 원인을 확인하는 것입니다.

재물조사 시스템과 자산관리 프로그램이 필요한 이유도 이러한 차이를 지속적으로 관리하기 위해서입니다.

2. QR 자산관리와 바코드 자산관리도 사용자와 위치까지 확인해야 합니다

재물조사를 효율적으로 진행하기 위해 QR 자산관리나 바코드 자산관리 방식을 사용하는 기업이 많습니다.

노트북, PC, 모니터, 사무기기 등에 자산 QR코드나 바코드를 부착하면 스마트폰이나 모바일 기기로

자산을 빠르게 확인할 수 있습니다. 하지만 QR코드를 스캔했다고 재물조사가 끝나는 것은 아닙니다.

예를 들어 자산관리 시스템에는 A 직원이 사용하는 노트북으로 등록되어 있지만

실제로는 B 직원이 사용하고 있을 수 있고, 본사 5층으로 등록된 모니터가 실제로는 다른 사업장으로

이동했을 수도 있습니다. 자산 수량은 맞지만 자산 데이터는 틀린 상태입니다.

따라서 재물조사와 자산실사에서는 실물 존재 여부뿐 아니라 현재 사용자, 사용 부서, 사업장,

설치 위치, 보관 장소, 자산 상태, 대여 여부, 이동 여부, 유휴 여부까지 함께 확인해야 합니다.

QR코드와 바코드는 자산을 식별하기 위한 수단입니다. 기업 자산관리의 핵심은 QR코드를

찍는 것이 아니라 스캔한 결과를 실제 사용자, 위치, 상태와 정확하게 연결하는 것입니다.

좋은 QR 자산관리 시스템은 빠르게 스캔하는 기능만 제공하는 것이 아니라 자산 데이터의 정확성을

지속적으로 유지할 수 있어야 합니다.

3. 비품관리와 IT자산관리에서는 유휴자산과 불용자산까지 찾아야 합니다

재물조사의 가치가 커지는 지점은 자산 수량을 확인한 이후입니다.

회사가 보유하고 있지만 실제로 사용하지 않는 자산을 찾아낼 수 있기 때문입니다.

퇴사자가 반납한 노트북, 조직개편 이후 남은 모니터, 신규 PC 교체 후 보관 중인 기존 PC,

사용하지 않는 사무기기, 창고에 장기간 보관된 비품, 수리가 필요한 IT장비 등이 대표적입니다.

이처럼 현재 업무에 사용되지 않는 자산은 유휴자산으로 관리할 필요가 있고, 더 이상 활용 가능성이

낮은 자산은 불용자산이나 매각, 폐기 검토 대상으로 구분할 필요가 있습니다.

노트북 자산관리, PC 자산관리, 전산자산관리, 비품관리에서 이러한 상태가 제대로 관리되지 않으면

기업은 이미 사용 가능한 자산을 보유하고 있으면서도 동일한 자산을 신규 구매할 수 있습니다.

따라서 재물조사에서는 자산이 정상 사용 중인지, 수리가 필요한지, 파손됐는지, 유휴 상태인지,

다른 직원에게 재배정할 수 있는지, 매각이나 폐기를 검토해야 하는지까지 함께 확인해야 합니다.

유휴자산은 다른 직원이나 부서에 재배정하고, 수리가 필요한 자산은 수리하고, 활용 가능성이

낮은 불용자산은 자산매각이나 자산폐기를 검토해야 합니다. 재물조사는 자산을 찾는 업무가 아니라

기업이 보유한 자산을 앞으로 어떻게 활용할 것인지 결정하기 위한 업무이기도 합니다.

4. 고정자산관리와 감가상각, ERP 회계정보까지 연결해야 합니다

기업의 자산은 실제 물건인 동시에 회계 데이터입니다.

따라서 재물조사 결과는 실물자산 관리뿐 아니라 고정자산관리와도 연결되어야 합니다.

고정자산관리에서는 취득일, 취득가액, 내용연수, 감가상각, 감가상각비, 장부금액, 자산 처분 등의

회계정보를 관리합니다. 반면 실제 기업 운영에서는 현재 사용자, 위치, 지급, 이동, 대여, 반납, 수리,

유휴, 재배정, 매각, 폐기 같은 실물자산 정보가 중요합니다. 문제는 이 두 데이터가

서로 달라질 때 발생합니다. 실물은 이미 폐기됐는데 ERP나 고정자산관리대장에는

자산이 남아 있을 수 있고, 반대로 실제로 사용 중인 자산인데 자산 등록이나 관련 회계정보가

누락되어 있을 수도 있습니다. 더존 ERP, 더존 아마란스, 이카운트 ERP, 영림원 ERP 등

기존 ERP를 사용하는 기업이라면 회계와 고정자산 정보는 기존 시스템에서 관리하면서 실제 사용자,

위치, 이동, 반납, 재물조사 등 실물 자산관리를 별도의 전문 자산관리 프로그램으로 운영하는 방식도 가능합니다.

ERP를 바꾸는 것이 아니라 이미 잘 사용하고 있는 ERP의 가치를 더 높이는 자산관리입니다.

ERP는 그대로. 자산관리는 더 전문적으로. 재물조사와 자산실사를 통해 실물과 고정자산관리대장의 차이를

찾아내고 지속적으로 정합성을 유지해야 자산정보를 회계, 재무, 구매 의사결정에 활용할 수 있습니다.

5. GB 그레이트비는 재물조사를 자산 데이터 검증 과정으로 봅니다

GB 그레이트비는 재물조사를 단순히 자산 QR코드를 스캔하고 수량을 확인하는 기능으로 보지 않습니다.

자산은 취득 이후 계속 움직이기 때문입니다. 자산은 취득, 지급, 이동, 대여, 반납, 재물조사, 재배정, 매각,

폐기까지 하나의 생애주기를 가지고 있습니다. 따라서 재물조사를 진행할 때도 단순히 실물이 존재하는지만 확인하는 것이 아니라 현재 사용자가 맞는지, 등록된 위치가 정확한지, 실제 사용 중인지, 유휴자산인지,

수리가 필요한지, 재배정 가능한지, 매각이나 폐기가 필요한지, 고정자산 정보와 일치하는지까지

확인할 수 있어야 합니다. 특히 IT자산관리 프로그램이나 비품관리 프로그램을 찾는 기업이라면

재물조사 기능 하나만 볼 것이 아니라 평소 자산 이동과 사용자 변경을 얼마나 정확하게 관리할 수 있는지도

함께 봐야 합니다. 평소 자산 지급, 이동, 대여, 반납, 자산 회수, 사용자 변경이 정확하게 기록되어 있다면

연말 재물조사나 회계감사 때 처음부터 자산 데이터를 다시 만들 필요가 없습니다.

재물조사를 쉽게 만드는 가장 좋은 방법은 재물조사 기간에만 집중해서 관리하는 것이 아니라

평소 기업 자산관리 프로세스를 정확하게 운영하는 것입니다.

GB 그레이트비 자산관리는 재물조사, 고정자산관리, IT자산관리, 비품관리 데이터를 자산의 전체 생애주기

관점에서 연결하여 관리할 수 있도록 설계했습니다.

6. 결론

재물조사의 목적은 자산 개수를 세는 것이 아닙니다.

기업 자산관리에서 더 중요한 것은 실제 자산과 자산관리 시스템의 데이터가 정확하게 일치하는 것입니다.

실물, 사용자, 위치, 상태, 자산관리대장, 고정자산관리 정보, 감가상각 정보, ERP와 회계정보가

서로 연결되어 있어야 합니다. 그리고 재물조사나 자산실사를 통해 차이가 발견됐다면 확인에서

끝나서는 안 됩니다. 사용자가 잘못된 자산은 수정하고, 위치가 다른 자산은 이동정보를 반영하고,

유휴자산은 재배정하고, 수리가 필요한 자산은 수리하며, 불용자산은 매각이나 폐기를 검토하고,

실물과 장부가 다른 자산은 원인을 확인해야 합니다. QR 자산관리와 바코드 자산관리는

이러한 업무를 빠르게 만드는 수단이고, 재물조사 시스템은 차이를 발견하는 도구입니다.

자산관리 프로그램은 여기에서 한 단계 더 나아가 동일한 차이가 반복해서 발생하지 않도록 자산의 전체

생애주기를 관리할 수 있어야 합니다. 자산 수량을 확인하는 것이 재물조사의 시작이라면

사용자, 위치, 상태, 고정자산, 감가상각, ERP 회계정보까지 실제 운영 현황과 일치시키는 것이

진짜 기업 자산관리입니다.